Minął miesiąc, odkąd podpisałam umowę z Edytą, wirtualną asystentką. Przez ten czas przekonałam się nie tylko, że to był jeden z moich najlepszych kroków w biznesie, ale też, że to dobry krok dla większości freelancerów. Zwłaszcza dla tych, którzy chcą się rozwijać i oferować coraz lepsze usługi za stawki, które dają im poczucie satysfakcji i pozwalają dobrze żyć. Ale po co wydawać pieniądze na coś, co teoretycznie mogę robić sama w jednoosobowej działalności? Chcę ci pokazać, że warto zainwestować te pieniądze, zyskując czas i energię na poprawianie własnych usług i pracę nad tym, co robisz najlepiej – tłumaczeniem.

Dam radę sama

Gdy zakładasz działalność i dopiero zaczynasz pracę na rynku tłumaczeniowym, to z dużym prawdopodbieństwem wszystko, absolutnie wszystko robisz samodzielnie. Być może zlecasz wykonanie strony internetowej, logotypu czy wizytówek, ale tylko dlatego, że nie potrafisz obsługiwać programów graficznych. Jeśli jednak masz trochę czasu i zapału, to pewnie poznasz WordPressa i Canvę, żeby jednak nie wydawać na darmo pieniędzy. Taka postawa jest jak najbardziej w porządku na początku działania firmy, zwłaszcza jeśli nie korzystasz z bezzwrotnych dotacji i każdy grosz wydajesz z własnej kieszeni. Dlatego tak często początkujący pytają na forach tłumaczy, czy da się prowadzić samodzielnie księgowość. A przecież polski system podatkowy jest wybitnie skomplikowany i bardzo trudno się w nim połapać, nie mówiąc o nadążaniu za zmianami.

Rozwijam firmę i deleguję zadania

Jednak wraz z rozwojem firmy każdy przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie, czy stać go na to, żeby wszystko robić samodzielnie. Bardzo szybko zorientujesz się, że twój czas jest bardzo cenny. W końcu w godzinę możesz przetłumaczyć x stron, rozwijać się, szlifować umiejętności. Po co więc tracić ten czas na to, co szybciej, sprawniej i lepiej mogą za ciebie zrobić specjaliści?

Nie wszystko muszę robić sama

I tego wszystkiego nie da się robić samodzielnie! A przynajmniej mnie nie starcza na to doby, a naprawdę chcę działać na wielu frontach. Częściowo wiąże się to z moim pracoholizmem, trochę z kreatywnością i z potrzebą dużej aktywności. Pamiętam, jak pracując w dziale tłumaczeń dużej korporacji, często dziwiłam się, dlaczego menedżerowie zamiast zlecać tłumaczenie tekstów nam, zlecali je pracownikom swoich działów. Mam świadomość, że w dużej mierze wynikało to z tego, że wewnętrzny koszt tłumaczenia przez nasz dział był po prostu wyższy niż niewidzialny koszt pracy podwładnego. Menedżerowie często po prostu nie mają świadomości, ile tracą przez niewłaściwe delegowanie zadań.

Delegowanie to inwestycja

To samo jednak dotyczy nas, tłumaczy-freelancerów, właścicieli butikowych biur tłumaczeń, mikroprzedsiębiorców. Nasz czas też znacznie lepiej inwestujemy, poświęcając go na zadania, w których nasza aktywność jest kluczowa – na coraz lepszą obsługę naszych klientów.

Mnie też nie było łatwo

O zaangażowaniu wirtualnej asystentki myślałam od kilku lat. Długo do głowy przychodziło mi mnóstwo wątpliwości. Czy wirtualna asystentka nie będzie za droga? Czy przekazanie jej zadań i wdrożenie w to, jak funkcjonuje moja firma, nie pochłonie mnóstwo czasu? Na marne? Co, jeśli okaże się, że ja jednak robię wszystko najlepiej (jak mi się czasem wydaje)? Pewnie nie zdziwisz się, gdy powiem, że wszystkie te wątpliwości okazały się nieuzasadnione. Wirtualne asystentki wiedzą, co robią. I kropka.

Zadania do oddelegowania Co możesz oddelegować wirtualnej asystentce? Właściwie wszystko, co nie wymaga wiedzy, którą masz tylko ty. Są to i zadania typowo asystenckie, jak organizacja kalendarza, sprawdzanie maili i odpowiadanie na nie, rezerwacja podróży, biletów, ale też zarządzanie mniejszymi lub większymi projektami, obsługa twojej strony internetowej i dbanie o nią, i wiele, wiele innych. Wirtualne asystentki, tak jak tłumacze, mają swoje specjalizacje. Każda z nich zna się nieco lepiej na konkretnych obszarach, dlatego przed wyborem upewnij się, że twoja przyszła VA ma kompetencje, których potrzebujesz. Pamiętaj jednak, że wirtualna asystentka – jak nazwa wskazuje – asystuje, pomaga, a nie prowadzi biznes za ciebie. Co prawda często wirtualne asystentki są w stanie świetnie doradzić, jakie narzędzia wybrać, umieją też wskazać, co warto poprawić w tym, co już u ciebie w biznesie działa. Zawsze jednak doprecyzuj, jakie masz oczekiwania, by wirtualna asystentka mogła powiedzieć, czy jest w stanie je spełnić.

Proces rekrutacji wirtualnej asystentki

Gdy podjęłam decyzję, że poszukam asystentki, miałam w głowie kilka kryteriów i cel: chciałabym znaleźć „nianię” dla mojej firmy. Kogoś, komu mogłabym powierzyć to „dziecko” z pewnością, że nie wykona tylko zadań z listy, ale zadziała proaktywnie i wyjdzie z inicjatywą, gdy będzie trzeba. Cała rekrutacja zajęła mi około tygodnia – od podjęcia decyzji i publikacji ogłoszenia, do finalnej decyzji. Łącznie na proces rekrutacji poświęciłam około 3 godzin.

1. Ogłoszenie

Zaczęłam od publikacji postu w grupie dla wirtualnych asystentek,

To fragment mojego ogłoszenia. Chciałam w nim nieco opowiedzieć o sobie, by trafić do osób, które rozumieją, czym się zajmuję. Potem nastąpiła długa lista tego, w czym potrzebuję wsparcia, a po niej opis, kogo szukam.

Jak widzisz, poprosiłam VA o krótkie video, bo chciałam je trochę bliżej poznać, zobaczyć, jak mówią, usłyszeć coś o nich. Z doświadczeń z poszukiwania stażystów wiem, że rozmowy na żywo zajmują sporo czasu, a nie chciałam oceniać asystentek po CV.

2. Analiza zgłoszeń

Dostałam kilkanaście odpowiedzi! Część kandydatek przesłała mi video, część opisała siebie i wizję naszej współpracy w mailach. Zgłoszenia dały mi niezłe rozeznanie w kandydaturach i szybko wyłoniłam dwie, które wydawały mi się najbardziej obiecujące.

3. Kryteria wyboru

Tu miałam sporą zagwozdkę. Od lat współpracuję z ludźmi w wielu różnych formach, ważna jest dla mnie „chemia” z drugim człowiekiem. Bez niej – bez porozumienia na różnych poziomach – bardzo trudno się dogadać. Kluczowe były jednak dla mnie kwestie merytoryczne. Niestety od razu skreśliłam osoby, które przesłały mi oferty lub maile z błędami i literówkami. Zależało mi, żeby moja asystentka dbała o poprawność językową – w końcu ma być moją przedstawicielką też w relacjach z klientami.

4. Ostatni krok

Nie jestem headhunterką i nie wiem, jak powinien przebiegać idealny proces rekrutacji. Szukając wirtualnej asystentki zdałam się na intuicję i… na podpowiedzi samych VA. Przejrzałam oferty, strony internetowe kandydatek, obejrzałam filmy i wsłuchałam się w to, jakie umiejętności wymieniają i w czym czują się pewnie. Nadal jednak miałam dwie niemal idealne kandydatki, każda o innych cechach i umiejętnościach. Zrobiłam więc coś, co jest bardzo w moim stylu…

5. Rozmowa na żywo

…i spytałam je obie, co mi w tej sytuacji radzą. W końcu to one brały do tej pory w wielu rekrutacjach i mają doświadczenie. Obie VA poradziły, byśmy spotkały się online na Zoomie i jeszcze porozmawiały. Te spotkania rozwiały moje wątpliwości. Nadal miałam poczucie, że ich kandydatury były niemal tak samo dobre, ale wybrałam tę asystentkę, która lepiej znała się na kursach online, czyli na tym, nad czym ja teraz chcę sporo pracować.

Wnioski po miesiącu współpracy

Po miesiącu mogę już śmiało stwierdzić, że życie z „nianią” jest bez porównania lepsze niż życie bez niej. Lepsze, lżejsze, spokojniejsze, wydajniejsze. Proces wdrożenia chwilę trwa, ale moje obawy się nie sprawdziły. Edyta, moja asystentka, bardzo sprawnie przeprowadziła mnie przez ten proces. Czuję, że mam wsparcie w biznesie, którego mi do tej pory brakowało. Kogoś, kto na wielu sprawach zna się lepiej niż ja. I super, w końcu ja nie muszę się znać na wszystkim. Wystarczy, że mam dość dobre pojęcie na temat tego, co chcę pisać na blogu, jakie produkty i usługi tworzyć, i jak obsługiwać klientów tłumaczeniowych.

Dlaczego tobie też przyda się wirtualna asystentka

Czy muszę odpowiadać na to pytanie? Nie, wirtualna asystentka nie jest dla każdego. Jest dla tych tłumaczy i mikroprzedsiębiorców, którzy chcą – mówiąc nieco po amerykańsku – uwolnić swój potencjał. A po polsku – znaleźć więcej czasu na to, co ważne i oddelegować to, na czym nie chcą i nie muszą się znać. Jestem przekonana, że w pewnym momencie odczujesz, że brakuje ci czasu i że są tematy, które najchętniej przekażesz do realizacji komuś kompetentnemu. Całe szczęście są na świecie wirtualne asystentki, które są gotowe ci pomóc i zadbać o twój biznes. Prawie tak dobrze jak ty, tylko chwilami trochę lepiej.

Chcesz więcej takich artykułów?

Zapisz się do mojego newslettera dla osób zainteresowanych kursem na karierę. To ta grupa będzie ode mnie regularnie otrzymywać najnowsze artykuły, porady i historie w specjalnej edycji newslettera. Nawet jeśli jeszcze nie wiesz, czy kurs jest dla ciebie, po zapisie będziesz całkiem za darmo otrzymywać sporo fajowych treści.

Dopisz się do listy osób zainteresowanych moim kursem.

Twoje dane wykorzystam tylko po to, by informować cię o postępach pracy nad kursem, o premierze kursu i zakończeniu sprzedaży. Całkiem za darmo otrzymasz też sporo różnych treści – artykułów, podpowiedzi, rad. To jak, dołączasz do mnie?

Share This