Gdy zakładasz działalność, wszystko robisz samodzielnie, od przyjmowania zleceń, przez pracę dla klientów, dbanie o porządek w dokumentach, pisanie tekstów na swoją stronę, media społecznościowe, a może nawet księgowość. Trudno odzwyczaić się od pełnej sprawczości we własnej firmie, zwłaszcza jeśli tak jak ja masz wrażenie, że to, czego dopilnujesz, zawsze jest zrobione dobrze. Bez wpadek. Dopiero współpraca z wirtualną asystentką uzmysłowiła mi, że sensowne delegowanie zadań uwalnia czas i energię do pracy na wyższych obrotach – nad tym, na czym naprawdę zarabiam. Stopniowo lista wszystkich tych rzeczy, których nie robię – moja lista not-to-do, robi się coraz dłuższa. Od kiedy przeniosłam planowanie codzienne i okresowe w swoim biznesie do bullet journala, nie mam już klasycznych list zadań. Moje pierwsze – jeszcze w liceum – powstawały na tablicy korkowej. Przypinałam na nią małe karteczki z zadaniami do wykonania, jednorazowymi i powtarzalnymi. Ich zdejmowanie na bieżąco stało się dla mnie kojącym rytuałem.

Lista zadań coraz dłuższa

Teraz zamiast karteczek mam zadania w Asanie, ale nadal czuję radość i ulgę, gdy coś kończę i klikam „complete”. Moja lista dawno przestała się mieścić w jednym widoku i muszę przewijać stronę, by zobaczyć wszystko, co powinnam zrobić. Ten stan – podobny do setek nieodczytanych maili w skrzynce, które jakoś automatycznie psują humor – jest daleki od ideału. Skoro nie nadążam z wykonywaniem pewnych zadań i część miesiącami jest ignorowana i zapomniana, to może potrzebny jest „audyt”? Pani Swojego Czasu nie bez powodu mówi o tym, że organizacja to sztuka rezygnacji. Żeby zrobić coś, trzeba zrezygnować z czegoś innego, co chciałoby się lub powinno robić w tym samym czasie. I tak, uczę się tej sztuki, tak jak i wyrabiam sobie nawyk solidnego zastanowienia się, zanim na myśl o nowym, fascynującym projekcie, krzyknę na głos lub w duchu „tak, wchodzę w to!”.

Lista not to do

Ostatnio jednak, zainspirowana jednym z odcinków podcastu Jenny Kutcher, zaczęłam tworzyć listę „not-to-do” – wszystkiego tego, czego przestaję się podejmować w swoich działaniach biznesowych, co przekazuję i deleguję innym. Jenna Kutcher, blogerka, przedsiębiorczyni i autorka podcastu Goal Digger, którego chętnie słucham spacerując z psem, zaskoczyła mnie ostatnio audycją właśnie o swojej liście not-to-do. To lista zadań, które deleguje ludziom, którzy są od niej znacznie lepsi (lub szybsi) w tych konkretnych zadaniach i którzy z przyjemnością zarabiają na pomaganiu przedsiębiorcom takim jak Jenna. Jeśli brzmi to jak totalna abstrakcja, to pomyśl o księgowości, którą pewnie delegujesz specjaliście w tej branży. Tak, księgowość to zwykle jeden z niewielu tematów, które tłumacze delegują. Po co jednak wydawać pieniądze na wsparcie w innych obszarach, skoro jest dobrze tak, jak jest? Ze wszystkim radzimy sobie przecież sami.

Wszystkie zadania w firmie

Dobra ma 24 godziny, z czego osiem powinniśmy co noc przesypiać. Realnie mamy więc do dyspozycji 16 godzin dziennie i każdy ma własną wizję tego, jak je podzielić (na pracę, życie rodzinne, rozrywkę, naukę, spacery z psem, opróżnianie kuwety kota – whatever). Nie będę się odwoływać do żadnych norm, bo jedni pracują tylko sześć godzin dziennie, inni dziesięć czy dwanaście. I to jest w porządku, ale w każdej jednoosobowej działalności rozróżnia się tzw. billable hours – godziny pracy, którą fakturujesz, i non-billable hours – wszystko to, co dzieje się wokół „czystej pracy”.

W naszej branży zwykle do non-billable work – pracy, za którą nikt nam nie płaci, wlicza się odpowiadanie na zlecenia, przygotowanie wycen, zapytania terminologiczne przesyłane do klienta, fakturowanie, księgowanie dokumentów. Do tego niektórzy poświęcają czas na naukę i dokształcanie, na parzenie sobie kawy czy herbaty, ale też na utrzymywanie dobrych relacji z klientami, na szukanie klientów, na budowanie marki, aktywność w mediach społecznościowych itd. Ta lista może nie mieć końca.

Firma to ty

W dużych firmach w każdym obszarze działają zespoły, których członkowie mają przypisane odpowiedzialności. Jeśli jesteś tłumaczem i prowadzisz mikrofirmę, to wszystkie zadania są na twojej głowie. Potencjalnie. I tak lista zadań z czasem przeradza się w niekończącego się potworka. Część zadań i tematów ginie w otchłani „nie mogę się jakoś za to zabrać” lub w przepaści „nie mam na to czasu”. To nie jest stan optymalny, zwłaszcza jeśli chcesz się rozwijać. Też dlatego, że nie wszystkie zadania w mikrofirmie wymagają twojego osobistego udziału. Sporo możesz delegować.

Ja też uczę się delegować

Część zadań – zwłaszcza tych powtarzalnych i administracyjnych – deleguję od dość dawna. Zaczęłam od księgowości, a potem stopniowo “odcinałam” obszary, które zajmują mi dużo czasu, a nie przynoszą pieniędzy. Od kiedy współpracuję z wirtualną asystentką, delegowanie zadań stało się u mnie zdrowym nawykiem. Jednak dopiero Jenna zainspirowała mnie do ponownego przyjrzenia się temu, co robię i przemyślenia, co jeszcze powinnam przekazać specjalistom.

Delegowanie zadań – zwłaszcza takich, które całymi miesiącami pozostają nieogarnięte i ciągle spadają na sam dół twojej listy to-do – uwalnia czas i energię, których potrzebujesz, by pracować nad tym, co naprawdę przynosi ci pieniądze. A jeśli masz ich aż za dużo, to wolny czas lepiej poświęcić na leżenie na kanapie i czytanie książki/przyjemności z rodziną/rozwój, niż na bezsensowną pracę nad tym, co inni zrobią lepiej i szybciej.

Moja lista not to do

No dobrze, czego zatem nie robię? Na mojej liście not-to-do od lat są: księgowość (oddelegowałam), prowadzenie statystyk i generowanie raportów (te procesy zautomatyzowałam). Im więcej tłumaczę ustnie, tym mniej tłumaczę pisemnie i mam mocne postanowienie, by w tym roku jeszcze bardziej ograniczyć ten obszar. Nie zajmuję się też mechaniką i administracją moich kursów – te zadania przejęła Edyta, moja VA. Mam jednak poczucie, że to wciąż mało. Codziennie robię dziesiątki rzeczy. W tygodniu mam setki zadań, które oczywiście sama sobie przypisuję. Mam świadomość, że moje pole rozwoju biznesowego będzie ograniczone, póki nie zmuszę się do dodania kilku pozycji na moją listę not-to-do. Dlatego właśnie teraz wieszam ją w centralnym punkcie tablicy nad biurkiem i obiecuję sobie stopniowo dodawać kolejne punkty.

Czego tłumacze nie muszą robić

Jenna opowiada w podcaście o swoim pierwszym biznesie – fotografii ślubnej. Zadziwi cię pewnie, jak dużo analogii między pracą fotografa a tłumacza można wysnuć z jej opowieści. Czy wyobrażasz sobie, żeby fotograf mógł outsourcować obróbkę swoich zdjęć? To tak jakby tłumacz zlecał komuś innemu wstępne tłumaczenie albo… korektę. O dziwo, wydaje mi się, że to wcale nie najgorsze pomysły. Powtarzam się, ale naprawdę mamy ograniczony czas. Nie możemy robić wszystkiego, ale są rzeczy, które robimy świetnie. I to na nich właśnie powinniśmy się skupiać, stopniowo przesuwając to, co robimy mniej chętnie, na listę not-to-do. Bez wyrzutów sumienia i bez skrupułów. Świat się nie zawali.  

Znasz już nasz sklep dla tłumaczy?

Być może wiesz, że Energia Tłumaczy zaczęła się właśnie od sklepu i od pierwszego projektu – notatnika tłumacza. Teraz wszystko to, co związane ze sklepem znajdziesz na naszym nowym fanpejdżu na Facebooku. Zajrzyj do nas 🙂 A za graficzną podobiznę dziękuję Ewie Dacko!

Share This