ŹRÓDŁO NOWEJ ENERGII

Czasami najtrudniej zdecydować, kim właściwie jest Twój klient

Własna strona internetowa, profile w popularnych sieciach społecznościowych czy na LinkedIn, profile w portalach branżowych – sposobów na reklamę usług tłumaczeniowych jest wiele. Często jednak zapominamy o podstawowym sposobie, czyli o reklamowaniu siebie przy okazji każdej komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi. Nie tylko przy pomocy własnych, dopracowanych wizytówek, ale też… stopki w mailu.

Dlaczego to ważne, by reklamować się zawsze, kiedy komunikujemy się z klientami i partnerami? Bo szkoda tracić tę okazję. Skoro już rozmawiamy lub mailujemy z kimś, kto może być źródłem zleceń, to warto wzmocnić przekaz stosując proste metody reklamy, choćby dlatego, że już udało nam się przyciągnąć uwagę tej osoby. W reklamie to często najtrudniejszy krok. Wyobraź sobie, że decydujesz się na reklamę własnych usług w sieci. Piszesz krótki, świetny tekst, walczysz o pozycjonowanie, a nadal największym wyzwaniem pozostaje dotarcie do ludzi, którzy w ogóle mogą się zainteresować tym, co masz im do przekazania.
 
Kiedy już nawiązujesz kontakt z potencjalnym klientem, ten krok masz za sobą. Wymieniacie maile, wysyłasz wycenę projektu, pytasz o postęp prac nad książką, którą masz przetłumaczyć, czy o szczegóły organizacji konferencji. To idealny moment, żeby wykorzystać uwagę rozmówcy czy odbiorcy wiadomości i powiedzieć więcej o sobie, przekonać do siebie czy uwiarygodnić siebie jako eksperta.
 
Najprostszym sposobem na to jest wykorzystanie czegoś, co najczęściej nam umyka w myśleniu o własnym biznesie i jego reklamie – stopki mailowej. Otwórz swój program pocztowy i przejrzyj korespondencję z ostatnich dni – ilu z Twoich rozmówców przesłało Ci maile podpisane samym imieniem i nazwiskiem, a ilu zawarło na końcu stopkę?
 
Warto zerknąć na to, co robią duże firmy. W nich każdy pracownik otrzymuje stopkę, którą podpisuje wysyłane wiadomości. Dzięki temu komunikacja wygląda dużo profesjonalniej, ale też dajemy odbiorcy prosty sposób na nawiązanie kontaktu. W końcu stopka zawiera podstawowe informacje o kanałach dotarcia do danego pracownika i do firmy.
 
Tak wygląda właśnie standardowa stopka:
 
imię i nazwisko
stanowisko
nazwa firmy
dane teleadresowe
www
 
Jednak moim zdaniem w nowoczesnych stopkach o funkcji reklamowej możesz zamienić niektóre z tych podstawowych elementów na inne. Dlaczego mówię o zamianie, a nie o dodaniu? Stopka na pewno nie może być przesadnie rozwlekła. Nie chodzi o to, by mail kończył się dwa razy dłuższą stopką zajmującą pół ekranu. Taka stopka na pewno przyciągnie uwagę, ale niekoniecznie zrobi dobre wrażenie.
 
Szukając dobrych przykładów dla Was w internecie, natknęłam się na takie stopki (które, o dziwo, pokazywano jako przykłady do naśladowania):
(1)
Email-Marketing-Signature-for-Businesses-Example-5
(2)
Email-Marketing-Signature-for-Businesses-Example-6
Obie to dla mnie przykład przesady i niezdecydowania w tym, co chcemy zakomunikować klientowi. Najwyraźniej właściciele obu stopek chcą koniecznie pochwalić się w stopce wszystkimi swoimi osiągnięciami i tytułami, do tego dodając niezliczone kanały komunikacji. Jeden plus: w swojej stopce Bill Faeth używa tzw. wezwań do działania (call to action), pisząc: „Let’s connect” (nawiążmy kontakt), czy „Get to really know us” (poznaj nas bliżej).
 
Co zatem warto umieścić w swojej stopce? Repertuar jest szeroki:
 
1. Miniatura własnego zdjęcia
 
Pod tym względem idealne stopki ma np. biuro tłumaczeń Wordlink. W stopkach właścicielek i pracowników biura zawsze znajduje się duże zdjęcie danej osoby. To sprawia, że nawet jeśli nie spotkałyśmy się twarzą w twarz, mam poczucie, że dobrze znam osoby z Wordlink. Takie zdjęcia budzą zaufanie i pomagają stworzyć mentalny obraz danego partnera biznesowego – osoba, która pisze do nas wiadomość nie jest już tylko XY, to ktoś, kogo znamy i pozytywnie kojarzymy od pierwszej wiadomości.
 
Tak właśnie wygląda stopka Justyny Stefańskiej z Wordlink:
 
Justyna Stefańska - wordlink
 
Ważna wskazówka: zdjęcia w stopce muszą być naprawdę dobrej jakości. Jeśli zdecydujesz się na tę opcję, skorzystaj z usług profesjonalnego fotografa. Selfie z rąsi czy kija nie zda egzaminu i będzie wyglądać nieprofesjonalnie.
 
2. Wezwanie do działania (np. w postaci zachęcenia do nawiązania bezpośredniego kontaktu)
 
Z zasady wezwanie, jak nazwa wskazuje, tworzy się w trybie rozkazującym. Wejdź na stronę, dowiedz się więcej, zadzwoń, nawiążmy współpracę. Może też być w formie zaproszenia na stronę z ofertą, stronę pokazującą Twój profil, blog.
 
3. Adres strony internetowej
 
Twoja strona to miejsce, w którym uwiarygadniasz siebie jako eksperta, pokazujesz swój dorobek, ale przede wszystkim ponownie zachęcasz do działania, czyli do nawiązania współpracy. Dobrze wspomnieć w stopce o stronie jako źródle informacji na Twój temat.
 
4. Adres e-mail
 
Koniecznie powiązany ze stroną internetową. A skoro tak jest, to punkt 3 i 4 w pewnym sensie są redundantne. W moim adresie mailowym (mail@dianajankowiak.pl) zawiera się już adres mojej strony. Dlatego liczę na inteligencję odbiorców moich wiadomości i w stopce podaję tylko adres e-mail. Wiem od klientów, że zawsze w ten sposób dedukują, jaki jest adres mojej strony.
 
A tak wygląda moja stopka:
Diana Jankowiak
 
5. Mały baner reklamujący Twoje usługi
 
Dlaczego nie? Ja sama nie mam takiego elementu w stopce mailowej, ale wyobrażam sobie, że byłoby to wykonalne. Najlepiej dalekie od oczywistości i banału, unikaj więc takich banerów jak: „Najlepsze tłumaczenia w Warszawie!”. Uważaj też na obietnice, które zawrzesz w banerze. Jeśli napiszesz „Pierwsze tłumaczenie ze zniżką 50%”, to musisz być gotowa do współpracy na takich warunkach.
 
6. Opis Twojego profilu
 
To element, który najbardziej cenię we własnej stopce. Sformułowałam go w ten sposób:
Jestem Twoim głosem po polsku, angielsku i niemiecku – w biznesie, energetyce i marketingu internetowym. Pracuję w Warszawie i podczas zleceń wyjazdowych.
 
W opisie profilu powinny się znaleźć kluczowe informacje o tym, co oferujesz (i w jakich specjalizacjach). Dobrze, jeśli Twój opis profilu bezpośrednio odnosi się do Twojego UVP, czyli unique value proposition – uniknalnej propozycji wartości. Każdy z nas oferuje z grubsza te same usługi – tłumaczymy ustnie czy pisemnie, ale różnimy się w szczegółach (w charakterze, rzetelności, szybkości pracy, specjalizacjach). Gdy już znajdziesz swoje UVP, po prostu przeformułuj je w jedno- lub dwuzdaniowy opis Twojego profilu biznesowego. To ma być tekst, który da odbiorcy Twojej wiadomości jasny obraz tego, czym się zajmujesz. Ja jako tłumaczka zajmuję się przekazywaniem tego, co klient chce powiedzieć po polsku, angielsku i niemiecku. Dlatego mówię, że jestem głosem klienta w tych właśnie językach i w konkretnych specjalizacjach.
 
7. Miliony ikonek Twittera, Facebooka i LinkedIn
 
Nie, tę opcję od razu odrzuć. Jeśli chcesz przekierować klientów do służbowego profilu na portalach społecznościowych, wybierz jeden. Ułatw klientowi komunikację z sobą, pokazując mu najszybszy kanał dotarcia do siebie. Gdy widzę w stopkach adresatów wiadomości linki do wszystkich ich profili, czuję lekką dezorientację i w końcu nie wchodzę na żaden z nich. Ignoruję nadmiar informacji, bo tak mi łatwiej.
 
8. Logotyp
 
Tylko jeśli nie jest Twoim imieniem i nazwiskiem. W moim przypadku logotyp dublowałby się z moim podpisem, dlatego zrezygnowałam z umieszczenia go w stopce. Ale jeśli Twoja firma ma charakterystyczną nazwę i logotyp, dodaj go pod imieniem i nazwiskiem.
 
W swojej stopce tłumaczeniowej nie umieściłam logotypu, ale już w stopce Energii Tłumaczy tak:
Energia Tłumaczy
9. Adres
 
Moim zdaniem w stopce jest miejsce na adres tylko w przypadku tłumaczy, którzy przyjmują klientów w domu lub w biurze. Dotyczy to np. tłumaczy przysięgłych obsługujących klientów bezpośrednich. Jeśli jednak z klientami kontaktujesz się głównie przez telefon i e-mail, a spotkania służbowe odbywasz w coworkingach, kawiarniach czy u klientów, daruj sobie podawanie własnego adresu w stopce. Dla większości klientów ta informacja jest zupełnie zbędna, a zajmuje sporo miejsca.
 
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku spółek handlowych, ponieważ prawo wymaga podania w stopce konkretnych informacji:
-firmy spółki, siedziby i adresu,
-oznaczenia sądu rejestrowego i numeru, pod którym spółka została zarejestrowana
-NIP
-wysokości kapitału zakładowego.
Zdaje się jednak, że większość tłumaczy prowadzi jednoosobowe działalności gospodarcze lub podpisuje każdorazowo z klientami umowy cywilno-prawne. Wtedy Twoja stopka – Twoja sprawa.
 
10. Zmienny element informacyjny (baner)
 
Możesz w stopce zarezerwować miejsce na cienki, podłużny baner, w którym będziesz informować o tym, czym właśnie się zajmujesz. Możesz np. zapraszać na konferencję, na której będziesz przemawiać, czy współorganizowane wydarzenie, albo informować o nowej publikacji.
 
11. Inne, ale równie fajne
 
Z dyskusji na FB wyłuskałam jeszcze kilka informacji, które można podać w stopce. Jeśli pracujesz dla klientów z różnych stref czasowych, warto podać, w jakich godzinach i w jakiej strefie pracujesz. Niemniej ważne są pary językowe, choć uznałam to za dość oczywiste. To też informacja, którą możesz podać w opisie swojego „stanowiska”, np. „EN-PL translator & interpreter”. Niektórzy podają też link do konta na proz.com, ale po raz kolejny przypomnę: byle nie przeładować stopki mnóstwem informacji. Najlepiej sprawdza się zwięzłość.
 
Podstawowe elementy wybrane? To dobry moment na dopracowanie stopki. Zdradzę Ci kilka trików, które sama stosuję.
 
Twoja stopka może być jeszcze bardziej funkcjonalna i zachęcająca, jeśli trochę ją podrasujesz. Warto np. postarać się, żeby Twój numer telefonu i adres mailowy umożliwiały bezpośrednie nawiązanie połączenia czy, odpowiednio, utworzenie wiadomości do Ciebie w programie pocztowym po kliknięciu. To w miarę prosty trik, a wiele ułatwia. Odczytując wiadomość na telefonie komórkowym, Twój klient będzie mógł do Ciebie zadzwonić bez kopiowania i wklejania numeru, czy choćby spisywania go.
 
Pamiętaj o tym, żeby unikać przeładowania informacjami. Lubię zasadę „im mniej, tym lepiej”. Nie rezygnuj z przekazania adresatowi wiadomości informacji o tym, jak się z Tobą skontaktować, ale ogranicz treść do minimum, ponieważ ludzie mają tendencję do ignorowania informacji, które podane są w rozwlekłej formie, stłoczone obok siebie.
 
Kolejna dobra rada to stworzenie kilku wersji własnej stopki, w tym jedną długą, drugą krótszą. Tej drugiej używamy pisząc do klientów, którzy już nas znają albo odpowiadając na kolejne wiadomości. Sama jeszcze nie stosuję tej metody, ale myślę, że to świetny pomysł. Często zdarza się, że zastanawiam się, czy dodać stopkę w mailu do klienta, z którym długo koresponduję. Krótsza wersja chyba rozwiąże ten problem. Zadanie dla mnie: opracować treść krótszej stopki i zlecić moim graficzkom jej przygotowanie.
 
Ostatni punkt – grafika. Dobór czcionki i kolorystyki są równie ważne. Twoja stopka ma zachęcać do nawiązania kontaktu, a dla wielu ludzi estetyka jest bardzo istotna, choćby podświadomie. Tu obowiązuje ta sama zasada, co powyżej: „im mniej, tym lepiej”. Dlatego ogranicz się do wyboru maksymalnie dwóch czcionek i maksymalnie dwóch kolorów (zwykle jeden z nich to czerń).
 
Stworzenie własnej stopki naprawdę nie jest trudną sprawą. W kwestiach graficznych udałabym się do specjalisty, czyli do grafika, który stworzy projekt graficzny Twojej stopki. Ale to Ty decydujesz o tym, jakie treści się w niej znajdą. Pamiętaj o minimalizmie i z 11 opcji, które wymieniłam, wybierz tylko niektóre. Do dzieła!
 
 
 
 
Jeżeli interesuje Cię temat praktycznej strony zawodu tłumacza, zajrzyj do tego artykułu. Opowiadam w nim o czymś, co bardzo ważne dla tłumaczy przysięgłych.
 
 
wizytownik żagle

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

  • Karla pisze:

    Ja jeszcze tylko dodam, że do stopki warto wybierać fonty, które są tzw. mail safe. Dzięki nim stopka zawsze wyświetli się jednakowo każdemu użytkownikowi, niezależnie od tego, czy dany font ma wgrany u siebie na komputerze czy nie. Nie jest ich dużo i nie poszalejemy z kreacją. Jeżeli chcemy użyć swoich firmowych fontów, to zapisujemy stopkę w formie jpga i będzie się ona wyświetlała jako obraz. Takie rozwiązanie jednak, tak jak pisałaś, nie pozwala klientowi wybrać numeru albo maila od razu z poziomu stopki.
    Listę bezpiecznych fontów można znaleźć np. tutaj: http://blog.campaignmaster.co.uk/2013/01/10/email-101-email-safe-fonts/

    Udanego tworzenia! 🙂