ŹRÓDŁO NOWEJ ENERGII

Aplikacje-niezbedne-w-biznesie

Na szczęście minęły te czasy, kiedy najlepszym narzędziem w pracy był pakiet MS Office. Teraz internet wypełniają po brzegi setki aplikacji, które mają ułatwiać nam życie. Nie zawsze działają tak jak powinny, ale przetestowałam ich już sporo – żebyś Ty nie musiała. Przedstawiam listę najprzydatniejszych aplikacji w mojej pracy.

Pracuję bardzo elastycznie – przeskakuję między komputerem, smartfonem, tabletem a notatnikiem i długopisem, realizując kolejne zadania z listy. Codziennie zostawiam sobie sporo czasu na oddech i wtedy najczęściej do głowy przychodzą mi kolejne pomysły na działania w obu branżach: w tłumaczeniach ustnych i w Energii Tłumaczy. Ale nie miałabym tyle czasu na własne sprawy, życie poza firmą i spokojną pracę, gdyby nie dość długa lista narzędzi, które pomagają mi w biznesie.
 
1. Evernote
 
Absolutnie najlepszy możliwy notatnik cyfrowy. W Evernote notuję wszystko, co tylko przyjdzie mi do głowy. Tam trafiają spontaniczne pomysły na artykuły, listy zadań, zakupów, notatki dotyczące tego, co mam omówić z współpracownikami, ale też cytaty, notatki z książek, podpięte do nich zdjęcia – naprawdę wszystko. Ta aplikacja ma kilka podstawowych zalet: po pierwsze działa w chmurze, więc gdy zanotuję coś na telefonie, potem bez problemu odczytuję i edytuję tę samą notatkę na komputerze – i to nie tylko na swoim, na każdym, na którym zaloguję się do aplikacji.
 
Po drugie Evernote ma świetną wersję desktopową i równie dobrą wersję w chmurze. To bardzo pomocne, bo sama korzystam na bieżąco z dwóch komputerów – z większym ekranem w domu i z mniejszego, przenośnego, gdy jestem w drodze albo pracuję w mieście. Nie muszę więc targać z sobą ciężkich kalendarzy czy pamiętać o zapisaniu plików w chmurze. Moje notatki automatycznie się archiwizują.
 
Po trzecie Evernote ma świetny system notatników i znaczników. W praktyce wygląda to tak: gdy powstaje pomysł na kolejny artykuł na blog, zapisuję go w odpowiednim notatniku, a potem dodaję znacznik „pomysł na tekst”. Tym sposobem łatwo odróżniam te notatki, w których mam już opublikowane artykuły, i szybko mogę wyszukać pomysły do dalszej pracy, gdy mam dłuższą wolną chwilę i trochę weny.
 
2. Asana
 
Moje nowe odkrycie. Testowałam sporo różnych aplikacji: od Any.do do list zadań i priorytetów, przez insight.ly – do zarządzania zadaniami i projektami czy nozbe – podobny program do zarządzania czasem.
 
Najlepiej sprawdza się właśnie Asana. Potrzebuję narzędzia do zarządzania pracą, bo ograniczam liczbę czytanych i wysyłanych dziennie maili, a dużo się dzieje w moim biznesie. Co i rusz pojawiają się nowe pomysły, zawsze mam kilka różnych projektów, które jednocześnie realizuję, w każdym z nich oddzielne zadania. Poza tym, od kiedy współpracuję z Patrycją, tłumaczką i moją asystentką, używam Asany do delegowania zadań i zarządzania projektami. Jeden rzut oka i wiadomo, kto za co odpowiada. Przy każdym zadaniu można wygodnie dodać komentarz, a rozmowy w tej aplikacji nie zlewają się w jeden wielki chaos. Jest porządek, jest oszczędność czasu. Tylko pamiętaj – wyłącz powiadomienia, żeby aplikacja nie generowała Ci dziesiątek maili.
 
3. Cal
 
To najlepszy kalendarz, na jakim pracowałam. Jest bardzo przejrzysty, pełen świetnych zdjęć w tle, które nieraz poprawiają mi humor, a przede wszystkim spełnia wszystkie wymagania, jakie mam wobec kalendarza. Bardzo wygodnie i szybko dodaję w nim nowe planowane wydarzenia czy spotkania, łatwo dodać miejsce wydarzenia, osoby, które biorą udział. Aplikacja jest mało inwazyjna, a jednocześnie bardzo prosta w obsłudze i skuteczna. Od kiedy ją mam, przestałam korzystać z papierowego kalendarza, który nie zawsze mieści się w torebce i już nie muszę pamiętać o planach na kolejny dzień – robi to za mnie Cal. Wyrobiłam sobie też nawyk bardzo szybkiego notowania w Cal tego, co właśnie zaplanowałam, czy spotkań, na jakie się umówiłam. Polecam.
 
4. Pocket
 
Ab-so-lut-na rewelacja! To aplikacja, która przejęła klasyczną koncepcję zakładek w przeglądarce internetowej i zmieniła je w funkcjonalne, sprawne narzędzie. Tak jak nigdy nie mogłam dojść do ładu z zakładkami w chromie czy firefoksie, tak tu wreszcie korzystam z tego, co zapisuję.
 Koncepcja jest prosta – jeśli korzystam z telefonu i widzę coś ciekawego, co chcę zapisać, kopiuję link, otwieram pocket i aplikacja automatycznie zapisuje stronę. Jeśli korzystam z komputera, mam w przeglądarce mini-przycisk w pasku i jednym kliknięciem dodaję link do zapisanych w Pocket. Czym to się różni od zakładek? Ano tym, że faktycznie łatwo potem wrócić do zapisanych linków i szybko rozpoznać ten, którego szukamy. Tak wygląda screen z mojego Pocketu:
pocket-screen
 
Jak widzisz, każdy link to duży kafelek z nagłówkiem i źródłem u dołu. Często wyświetla się też zdjęcie z danego artykułu czy podstrony, co bardzo ułatwia odnalezienie tego, do czego akurat chcę wrócić. Pocket przydaje mi się, gdy trafię na artykuł, który koniecznie chcę przeczytać, a akurat nie mam czasu, ale też gdy chcę zapamiętać źródło ważnych informacji. I, nie oszukujmy się, tu też zapisuję przepisy, które wpadną mi w oko, ubrania, buty… Nie jestem w końcu biznesowym robotem!
 
5. Aplikacja do skanowania wizytówek
 
Ja akurat używam nomen omen ScanBizCards i sprawdza się bardzo dobrze. Dzięki niej nie muszę wprowadzać ręcznie do kontaktów danych z wizytówek – skanuję je, aplikacja rozpoznaje znaki, sprawdzam tylko, czy nie popełniła błędów i zapisuję. Bardzo proste narzędzie, które oszczędza Twój czas.
 
6. Canva
 
Nie mogło jej tu zabraknąć. Używam Canvy od dwóch lat i jestem kompletnie zakochana w tym narzędziu. Dzięki niemu każdy staje się grafikiem amatorem. Choć w biznesie często korzystam z usług profesjonalnych grafików, to drobne grafiki przygotowuję sama. Prawie wszystko, co na bieżąco publikuję na fanpejdżu Energii Tłumaczy na FB, to dzieło moich własnych rąk. A dokładnie myszki i Canvy. Czy Tobie w biznesie przyda się Canva? Może się przydać choćby do przygotowania estetycznych, spersonalizowanych kartek świątecznych. Zajmie Ci to kilka minut, a będziesz miała projekt gotowy do druku i do rozesłania klientom i partnerom. Warto.
 
7. Media społecznościowe
 
Tak, dobrze widzisz. Media społecznościowe, czyli Facebook, Twitter, LinkedIn (a może też Snapchat, Instagram??). Choć nie jestem fanką trendu, w ramach którego sieci te zdobywają coraz szerszy udział w naszym życiu, realistycznie patrzę na rzeczywistość. A jest jednak tak, że coraz więcej działań biznesowych ma miejsce właśnie w tych sieciach. Te aplikacje raczej zabierają mi czas, niż go oszczędzają, ale będę z Tobą szczera – sporo z nich korzystam.
 
8. Zarządzanie budżetem i finansami firmy
 
W tej kategorii najbardziej podoba mi się aplikacja Mint, ale! Niestety w Polsce jeszcze to tak cukierkowo nie działa. W skrócie aplikacja ma łączyć różne systemy bankowe użytkownika, w jednym miejscu ukazywać i kategoryzować dane dotyczące jego kart, kont, lokat, wydatków itp. Ale w Polsce banki jeszcze niechętnie udostępniają swoje API takim systemom, przez co właściwie póki co można wstrzymać się z jej instalacją. Zmieni to dyrektywa PSD2, która weszła już w życie. Państwa członkowskie mają co prawda jeszcze ponad rok na wprowadzenie przepisów w życie, ale niedługo w bankowości nastąpi prawdziwa rewolucja. Póki co w Polsce alternatywą jest np. Kontomierz. Po co tłumaczom taka aplikacja? Jako prezeski i prezesi własnych firm musimy trzymać rękę na finansowym pulsie, choćby po to, by zawsze mieć odłożone środki na podatki. Szybciej i łatwiej śledzić stan swoich finansów, gdy wszystkie konta, subkonta, lokaty itp. widać w jednym miejscu.
 
9. Dropbox
 
Wspaniałe narzędzie. Dropbox mam zainstalowany na wszystkich urządzeniach, z których korzystam: na komputerze stacjonarnym, obu laptopach, iPadzie i iPhonie. Jak Dropbox ułatwia mi życie? Kiedy dostaję maila z ważnym plikiem, od razu zapisuję go w Dropboksie, przez co natychmiast staje się on dostępny na wszystkich moich urządzeniach. Nie muszę już przesyłać plików wte i wewte, używać pendrive’ów, a o dysku zewnętrzym pamiętam tylko robiąc dodatkowy, regularny backup.
 
10. Wallet
 
Ważna aplikacja dla tłumaczy w podróży. Ja korzystam z niej np. po odprawie na stronie linii lotniczych. W aplikacji zapisuję bilety i nie muszę się już martwić ich drukowaniem. Jedyne, o czym trzeba koniecznie pamiętać, to naładowana bateria w telefonie. Jak się rozładuje, biletów nie wyświetlimy.
 
To krótki przegląd najważniejszych narzędzi w moim biznesie. Wszystkie sprawdziłam na sobie, a że mam pełno spraw na głowie, możesz mi wierzyć, nie korzystam z narzędzi, które nie są pomocne. Jeśli znasz inne, lepsze, albo korzystasz z aplikacji w jeszcze innych obszarach działalności, koniecznie daj znać!
 
Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, przeczytaj też o jednym z ważniejszych narzędzi marketingowych w pracy tłumacza – stopce w mailu.
 
 
 
1
 
 
 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *